Les Archives du Pas-de-Calais (Pas-de-Calais le Département) - Le 18 mars 2019 - 17h29
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Vos archives et vous

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Une obligation

Toute élimination d'archives publiques est soumise au visa du directeur des Archives départementales. Ce visa ne décharge pas le service ou la collectivité de sa responsabilité sur la destruction.

Source : Article R. 212-14 du Code du patrimoine.

Ne pas confondre : archives et documentation.
Les publications officielles (JO

, BO de ministères ou de collectivités), les périodiques ou les revues ne sont pas soumis à l'obligation du visa. Ils peuvent être éliminés en fonction des besoins des services.

Des règles de tri

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Les éliminations sont effectuées en fonction des règles de conservation en vigueur (délai de conservation, sort des documents au terme de ce délai).

À cet effet, les services et collectivités disposent de deux types d'outils :

  1. les circulaires de tri rédigées et diffusées par le service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture) ;
  2. les tableaux de tri et de conservation (ou tableaux de gestion des archives) élaborés par les Archives départementales en collaboration avec les services. Ces tableaux déclinent au niveau local les règles portées par les textes de portée nationale ou remplacent ceux-ci pour les domaines qu'ils ne couvrent pas.
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Pour toute information sur ces outils, contactez le service des archives contemporaines par courriel ou par téléphone au 03 21 21 61 90.

Pour les circulaires, consultez également le site des Archives de France à l'adresse suivante : www.archivesdefrance.gouv.fr rubrique Manteau Habillé En Homme Brumeux Solde LigneVeste Rubine Gris TlcKF1JGérer les archives - Records management et collecte - Les instructions de collecte et de tri.

Une procédure

Tout document proposé à l'élimination doit être décrit sommairement dans un bordereau adressé aux archives départementales (règles de rédaction précisées dans le guide de l'élimination à télécharger ci-dessous), sur lequel le directeur des archives départementales appose son visa (avec ou sans remarque complémentaire).

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En cas de refus de visa pour tout ou partie du bordereau, les documents ne peuvent être détruits et doivent soit être conservés définitivement (et éventuellement versé au service d'archives compétent), soit faire l'objet d'une nouvelle demande, une fois leur durée d'utilité administrative (indiquée dans la circulaire ou le tableau de gestion correspondant) expirée.

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